Telefon giderlerini düşürün

Mevcut durumunun MR’ını çekiyoruz. Ofisinizde varsa kullanmakta olduğunuz mevcut telefon sistemlerinizin kapasitesini, özelliklerini ve yeteneklerini gözden geçiriyoruz. Yüksek telefon faturaları ödemenize neden olabilecek hususları belirliyor, bunların bir aylık bir fatura döneminde kullanımlarını izliyoruz.

Fazla sabit hat kullanıyor olabilirsiniz

Türk Telekom’un sabit telefon numaralarının (santraldeki harici hatlar, kişiye özel direkt hatlar, faks veya POS cihazlarındaki hatların) sayısını gözden geçirin. Gerçekleşen eşzamanlı çağrı sayısından çok fazla sabit hat kullanıyor olabilirsiniz. Telefon sisteminizden alabileceğiniz raporlar yardımıyla eşzamanlı kaç çağrı yapıldığını izleyebilirsiniz. Bazı hatlarınızı paylaşıma açarak kullanabilirsiniz. Unutmayın, ofisinizdeki her hat/numara için Türk Telekom’a her ay düzenli olarak sabit bir bedel ödüyorsunuz.

Alternatif operatörlerden yararlanın

Türk Telekom’dan aldığınız sabit telefon numaranızı değiştirmeksizin, alternatif sabit telefon hizmet sağlayıcılarının ekonomik tarifelerinden yararlanabilirsiniz. Üstelik bu alternatif sabit telefon hizmet sağlayıcılarının birçoğu hat/numara başına aylık sabit bir bedel talep etmemektedir. Günümüzde GSM operatörlerinin "Her Yöne ..." paketleri de son derece ekonomik tarifle teklifleri sunmaktadır.

Least Cost Routing özelliğini kullanın

«Otomatik Rota Seçimi» özelliği, telefon santraline bağlı dâhili telefonunuzdan, ofis dışından birini aradığınızda otomatik olarak devreye girer. Çevirdiğiniz numaraya göre, aramanızı en ekonomik tarifeli hattınızı kullanarak yapmanızı sağlar. Örneğin, 7 haneli bir şehir içi numara çevirdiğinizde sabit telefon hizmeti sağlayıcılarının hattını kullanır. 11 haneli bir cep telefonu çevirdiğinizde ise GSM operatörlerin hattını kullanır.

Mevcut telefon santralinizin «Otomatik Rota Seçimi» (Least Cost Routing) özelliğine sahip olduğundan emin olun. Çoğu telefon santrali bu özelliği destekler. Eğer yoksa sadece bu özelliğe sahip olmak için telefon sisteminizi değiştirmek zorunda değilsiniz. Top yekûn telefon sisteminizi değiştirmek yerine daha ekonomik bütçeli olan ağ geçidi (Patton SmartNode veya BlueGate) cihazları sayesinde «Otomatik Rota Seçimi» yeteneğine kavuşabilirsiniz.

VoIP teknolojisini kullanın

VoIP (Voice Over Internet Protocol) teknolojisi yardımıyla, ofisinizdeki internet bağlantınız üzerinden, çok ekonomik ve hatta ücretsiz telefon görüşmeleri yapabilirsiniz. Bulundukları yerden internete erişebilen veya gerekli güvenlik önlemleri alınmış çevrimiçi ağ bağlantılarınızın bulunduğu, seçtiğiniz kişi veya kurumlarla, ücretsiz olarak görüşebilirsiniz. Sizdekine benzer VoIP teknolojisi kullanma olanağına sahip, merkez dışındaki birimlerinizle (Şubeler, mağazalar, depolar, …) çok sık telefon görüşmesi yaptığınız kurumlarla (tedarikçilerinizle, iş ortaklarınızla, müşterilerinizle, …) ücretsiz olarak görüşebilirsiniz.

VoIP teknolojisini kullanarak, alternatif sabit telefon hizmetleri sunan işletmelerin, Türk Telekom’la karşılaştırıldığında daha ekonomik olan, tarifelerinden yararlanabilirsiniz. Şirketinizde kullandığınız mevcut telefon santralinizin “VoIP” özelliğine sahip olduğundan emin olun. Çoğu telefon santrali bu özelliği destekler. Eğer yoksa ve sadece bu özelliğe sahip olmak için telefon sisteminizi değiştirmek zorunda değilsiniz. Top yekûn telefon sisteminizi değiştirmek yerine daha ekonomik bütçeli olan ağ geçidi (Patton SmartNode veya BlueGate) cihazları sayesinde VoIP teknolojisinden yararlanmaya başlayabilirsiniz.

FCT (Fixed-To-Cellular) cihazları kullanın

GSM operatörlerinden temin edebileceğiniz GSM hatlarını (SİM kartlarını), telefon santrallerinde kullanabilecek biçimde sabit hatlara dönüştüren cihazlara FCT (Fixed-to-Cellular Terminal) denir. İşletmenizdeki mevcut telefon santralinizin dâhili telefonundan başlattığınız, GSM yönüne giden (05’le başlayan 11 haneli) çağrılarınızı, santrale bağlı sabit hatlar yerine, FCT cihazı yardımıyla, GSM ağı üzerinden yapılmasını sağlayın. Şirketinizde kullandığınız mevcut telefon santralinizde “FCT” (Fixed-to-Cellular Terminal) kullandığınızdan emin olun. Eğer yoksa, telefon sisteminizi değiştirmeye göre daha ekonomik bütçeli olan ve haricen satın alabileceğiniz BlueGate FCT cihazı sayesinde, telefon giderlerinizi önemli oranda (çağrı yoğunluğuna bağlı olarak %60’ı bulabilir) düşürebilirsiniz.

Kotalı hatlara dikkat!

Çoğu telefon hizmeti sağlayıcı operatör, çok ekonomik tarifeli hatlara aylık kotalar getirmektedir. Örneğin, “50TL’ye her yöne ayda 1000dk” gibi… Bu hatları kullanırken dikkatli olmakta yarar var. Fatura kesim tarihi gelmeden kotanızı doldurmuşsanız kotanızı aşmaya ve daha pahalı tarifeden görüşmeye başlarsınız. Operatörünüzle görüşerek kotanızı aşmanız halinde birim dakika maliyetinin ne oranda değiştiğini öğrenin. Ya da otomatik kota/tarife denetimi getirin. «Otomatik Kota/Tarife Denetimi» yeni fatura dönemi başlayana dek kotası dolan hatların dış aramalar için kullanılmasını otomatik olarak engeller. Bu süre zarfında, kotası dolanlar yerine, henüz kotası dolmamış hatların veya daha az da olsa yine de ekonomik diğer hatların kullanılmasını sağlar. Santralinizin, otomatik kota/tarife denetim özelliğine sahip olduğundan emin olun. Eğer yoksa ve sadece bu özelliğe sahip olmak için telefon sisteminizi değiştirmek zorunda değilsiniz. Telefon sisteminizi değiştirmektense daha ekonomik bütçeli ve haricen satın alabileceğiniz BlueGate FCT cihazı sayesinde «Otomatik Kota/Tarife Denetimi» olanağına kavuşabilirsiniz.

«Çağrı Yönlendirme» pahalı olabilir

Birçok telefon santralinde bulunan ve gerçekten de çok faydalı “Cevapsız çağrıda başka telefona yönlendirme” özelliği, eğer öncesinde gerekli tedbirleri almamışsanız canınızı sıkabilir. İşletmenizdeki telefon sisteminize bağlı dâhili kullanıcıların yetki seviyesine göz atmanızda yarar var. Bu özelliği etkinleştiren dâhili kullananların kimler olduğuna ve kendilerine dâhili numaralarından erişilemediğinde çağrıyı hangi numaralara yönlendirebileceklerine kısıt getirebilmelisiniz. Örneğin, depo görevlisinin kendi dâhili numarasını yurtdışından bir numaraya yönlendirilmesini istemeyebilirsiniz.

Çağrı kayıtlarını ve istatistiklerini inceleyin

Telefon santralinizin tüm giden veya gelen çağrılara dair kayıtları tutabildiğinden ve bu kayıtlara erişebildiğinizden emin olun. Görüşmelerin hangi tarihte ve saate, hangi numaralar arasında yapıldığı, kimin kimi aradığı, görüşmenin ne kadar sürdüğü, çağrıyı kimin sonlandırdığı, giden yönde bir çağrı ise hangi operatör üzerinden yapıldığı ve maliyeti, gelen yönde bir çağrı ise arayanın numarası, hangi dâhili numara tarafından – kaç çalmadan sonra– yanıtlandığı, yanıtlandıktan sonra nereye aktarıldığı gibi bilgilere CDR (Call Detail Records) denir. Telefon santrallerinin birçoğu işlenmemiş CDR bilgilerinin belleğinde tutar. Siz de telefon sisteminizin, sizin için anlamlı (kullanıcı veya bölüm bazında aylık masraf dökümü alabilmek gibi) raporlar veya alarmlar (kullanıcı/bölüm bazında belirlediğiniz limite varılması halinde otomatik uyarı iletisi göndermek gibi) oluşturabilmenize olanak tanıdığından emin olun.

Faturaları kontrol edin

Telefon hizmeti aldığınız işletmecilerden mutlaka detaylı faturaları isteyin. Gelen faturalardaki, hat için sizden imzaladığınız sözleşmede açıkça belirtilenlerden daha fazla bir bedel talep edilmediğinden, varsa kotaları aşıp aşmadığınızdan emin olun. Gelen faturadaki çağrı detaylarıyla santralinizin depoladığı CDR bilgilerini karşılaştırın.

Mobil kullanımı denetleyin

Mobil telefonlarında işletmenize ait GSM hatları bulunan çalışanlarınızın görev tanımlarına uygun tarifeler kullandığınızdan emin olun. Örneğin, sadece yurt içindeki müşterilerinizle ilgilenen çalışanınız için yurtdışını arayabilme olanağını satın almak zorunda değilsiniz. GSM hatlarınızın kullanım sürelerini ve izin verilen arama yönlerini, dilediğiniz zaman değiştirebileceğinizden emin olun. Sadece işletmenizdeki diğer çalışanları arayabilen (grup içi izinli) ve bunun dışındaki kişileri arayamayacak çalışanlarınız olabilir. Sadece grup içi izinli bu mobil kullanıcıların, işleri gereği zaman zaman grup dışına arama yapmaya ihtiyaç duyduklarında, işletmenizdeki telefon santrali üzerindeki - ortak kullanıma açık – dış hatlardan yararlanmasına olanak tanıyın. Böylece onlara grup dışına arama olanağı sağlarken, yukarıda anlatılan, CDR raporlarını izleyerek, telefon kullanıma denetim getirmiş olursunuz.

Kısa mesaj gönderin

Telefonla aramak yerine ileti gönderin. Sadece çok kısa sürecek bir telefon görüşmesi yapmak için (Örneğin, müşteri ziyaretini hatırlatmak için) onları mobil telefonlarından aramak yerine (otomobil kullanıyor veya toplantıda olabilirler) kısa mesaj, anlık ileti veya e-posta gönderin. Böylece hem mesajınızı yazılı olarak iletmiş olursunuz (söz uçar yazı kalır) hem de maliyetinizi düşürmüş olursunuz. Varsa, telefon santralinize bağlı FCT cihazı içindeki GSM hattınızın kısa mesaj gönderim bedeli telefon görüşmesinden daha ekonomik olacaktır. Kısa mesaj alıp gönderebilen BlueGate FCT cihazları kullanın.

Güvenli VoIP

VoIP telefon görüşmelerini, olası saldırılara karşı korunan, güvenli bir internet bağlantısı üzerinden yaptığınızdan emin olun. Ağınızda, internet erişimi ve/veya VoIP için kullandığınız yazılımda/donanımda, en güncel veri güvenlik teknolojilerinin/yöntemlerinin desteklediğinden emin olun. Tahmin edilmesi zor kullanıcı parolalar kullanın ve sık sık değiştirin. Ağınızdaki veri trafiğini sürekli izleyen, olağanın dışında aktivite (örneğin, ofisinizin kapalı olduğu saatlerde veri transferi, uzun süreli telefon görüşmeleri yapılması gibi) belirlenmesi halinde şüpheli aktiviteyi durduran ve alarm üreten çözümler kullanmayı tercih edebilirsiniz.

Arızalar size bildiriliyor mu?

Hizmet aldığınız telefon operatörleriyle telefon sisteminiz arasındaki fiziksel bağlantıda arıza yaşanması nedeniyle, iletişiminizin aksaman devamı sağlamak için, yukarıda anlatılan Otomatik Yön Seçimi özelliğinin devreye girmesini sağlayabilirsiniz. Böylece, giden yöndeki çağrınız, arızalı yerine alternatif olarak tanımlanan operatör üzerinden gerçekleşecektir. Arıza giderilinceye dek giden yöndeki çağrılarınız alternatif operatör üzerinden yapılacaktır. Siz farkında olmadan, ay sonunda beklediğinizden fazla fatura ödemek zorunda kalmamak için herhangi bir arıza veya kesinti yaşandığında telefon sisteminizin otomatik olarak (örneğin alarm iletisi göndererek) sizi uyarabildiğinizden emin olun.

Yetkisiz kullanımı engelleyin

Dâhili kullanıcıları için telefon sisteminizde tanımladığınız, iş günlerine ve çalışma saatlerine göre izin verilen arama yönlerini ve limitlerini gözden geçirin. Örneğin, hafta sonu veya çalışma saatleri dışında, pek de ihtiyaç duymayacak bir kullanıcı için uluslararası aramalar yapmaya izin verilmediğinden emin olun. Lobi, toplantı odası, yemekhane gibi ortak kullanım alanlardaki dâhili telefonlarında da arama yönlerinin kısıtlandığından emin olun.